防府切手のつどい2017夏から2023夏までの6年間、支部主催イベント・切手展参加者の名簿を管理しています。その間に蓄積されたのは220人(亡くなった方は含まず)。そのうち、過去3年間に一度でも参加された方には案内状をお送りしています。さて、そのアクティブな方々はいったい何人いらっしゃるでしょうか。
答えは90人です。
私自身も少ないなあと感じています。定着率が低い、リピーターさんが増えない=イベントの魅力がないのではないか?と。そこでブース出店者さんを積極的に勧誘する、SNSでの告知を徹底する、地元ローカルFM局に出演するなど創意工夫を重ねてきました。ようやく新型コロナからの復調が感じられるようにはなったものの、いまだに実際の参加者は70名程度です。
イベントに来られなくなった人の中でも、きちんと連絡をくださった方々をみますと、高齢で行けなくなった(家族が反対している)、親の介護を抱えている、郵趣誌を見て行ける時に行くので案内状は不要、”あて所に尋ねあたりません”のハンコが押されて案内状が返送された等々、さまざまな理由が見受けられます。しかし、突然再訪される方も少なくないため、明らかに亡くなったことが判明した場合以外はデータを残しています。その蓄積結果が"6年間で220人”という数字になりました。
しかし、90人に案内状を送り、そのうちの70人が参加してくださるのですから、考えようによっては対費用効果は高いと言えます。今ではこれが普通なのかもしれないと思い始めています。
新型コロナ以後に環境も激変し、不特定多数で何百人も来場するようなイベントは会場側が警戒するようになりました。むしろ70人程度なら問題ありません・・・と言われました。100人越えを目指していた昔とは考え方が完全に逆転しました。
名簿管理は本当に面倒臭いです。イベントが終わるたびにおひとりずつチェックをしなければなりません。パソコンが使えないと無理だと思います。それでも毎回やらなくてはいけないと痛感しています。昔のようにバラ撒き方式で案内状を送っていては、その過半数が捨て金になってしまうことが十分以上に理解できたからです。
イベント主催者の皆さん、基本中の基本「名簿管理」をがんばりましょう!。

上は名簿管理の実際のデータ入力画面です。四角欄に数字の1が入っているのが”参加”のマークです。後々各種集計ができるように◯✖️等の記号ではなく数字にしました。なのでご夫婦で参加された場合などは2になります。
なお、2020春は新型コロナのため、2022春は会場の改修工事のため中止を余儀なくされました。
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