IT技術の活用

April 23, 2018

変動管理方式の提言

 郵趣の歴史も150年を超えました。その黎明期以来こんにちに至るまで、郵趣家はその整理方法に呻吟して来ました。21世紀になって早18年、これからの時代に即した整理収納方法を提言したいと思います。

1.伝統的な固定管理方式

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2018042302 私のジャポニカと変形切手のアルバム写真をご覧いただきます。いずれも通し番号がふってあり、理路整然と書架に並んでいます。ほとんどの郵趣家の書斎で目にする日常の光景ですね。これはひとつの郵趣品に対し、テーマに沿って一カ所の収納場所が割り振られる1対1の「固定管理」方式です。しかし、これが万能ではないこともまたみなさんよくご存知のはずです。
 これだけきっちりしているのに、お目当てのアイテムがどこに入っているかわからなくなったという経験を誰もが体験しているはずです。アルバムがせいぜい10冊どまりならマシで、私の変形切手コレクションは現時点でさえNo.34です。今後も日々増大していくわけで、うっかり変な場所に納めでもしたら見つけ出すのは至難の技です。これに対し、各巻ごとにおおまかな内容リストを作ることで一応の解決を見ていますが、それでもパーフェクトではありません。

2.先進的な変動管理方式

2018042303 固定管理方式は、人間の能力(記憶力)には限界はなくミスもしないことを前提にして成り立っています。しかし、現実の人間の記憶力には限界があり、必ず物忘れもしますしミスも犯します。つまり固定管理方式には無理があると思います。
 その解決手段として、常々申し上げているようにパソコンを使いましょう。具体的にはデータベース管理ソフトを使うことです。自分の脳だけに頼らず、外部記憶装置を使ってコレクション全体を管理運用しましょう。
 私はできるだけ毎日、つまり最新日付のページに郵趣品をファイリングしています(図の赤線)。ジャンルごとの分類はしませんし、その必要もありません。極めてシンプルなルーティンです。さらに、2種類の日付を併用することでスペースが空いている場所ならどこにでも収めることが可能になります(図の黒点線)。その仕組みについて詳しくご説明します。

3.ロケーション日付(収納場所)とリアル日付(現実の日付)の併用

 リーフの実際を見ていただいた方が話が早いですね。上の日付を”ロケーション日付”と言い、どのアルバムのどこに収納したかを意味しています。収納場所のアドレスとして日付を利用しているだけで、必ずしも実際の日付である必要はありません。その下のカッコ付きの日付が”リアル日付”で、当該品の使用日を記しています。

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 もうおわかりでしょう、1986年のカバーが手に入ったからといってわざわざそれ専用にアルバムを新調していたらたいへんです。手に入れた日やアルバム整理した日、あるいは収納スペースに余裕のあるアルバムを適当にチョイスしてその日付にしたってかまわないのです。これにより、物理的な収納スペースをできるだけ圧縮することができます。ただし、これを人の記憶だけで管理することはできません。パソコンの力、データベース管理ソフトの出番です。

4.データベース管理ソフトの威力

 私はPagesでリーフを作っています。フォーマットができているので、そこに必要なテキストデータをインプットするだけで簡易ながらリーフが作成できます。ふだん使いの整理リーフならこれで十分です。そのテキストデータをデータベース管理ソフトのFileMaker Proにコピペしています。最初からテンプレートが用意されているので、少しだけ自分で手を加えるだけでいきなり使えます。
 下図の一番上に本件のデータがあります。コピペした文章に”封緘紙、付箋、リアル日付”の文言を追記しました。これにより、右上の検索窓に”付箋”と入れると、このように付箋関連のアイテムがクリック一発でピックアップされます。検索窓で全文検索ができますので、データベース化さえしておけば必要項目で名寄せができます。さらにロケーション日付順に自動的にソート(並び替え)するようにもしてあります。

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 検索ができることが必須条件です。ただ単にワードでリストを作っただけでは、品物を探し出すのにまた人力頼りになってしまいます。アイテムが数千、数万になろうかというレベルになるととても無理です。逆に言うと、人間の記憶力だけで管理できているうちは大したコレクションではないとも言えます。

5.多様性に対応可能

 データベース管理ソフトを併用することで可能になる変動管理方式のメリットに気づいたのは、実はメインの外国切手収集、それも変形切手の整理収納にヒントがありました。
 図はニューカレドニアが1999年に発行した”切手発行140年”小型シートです。ひとつの小型シートの中に凹版印刷、ホログラム、金箔エンボス等々と特殊加工が盛り込まれています。これをいったいどこに収納すればいいのか悩みに悩みました。

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 あるいはまた、イギリスが2001年に発行した”ノーベル賞100年”記念切手6種完セット貼り公式FDCをご覧ください。それぞれ示温インク、燐光インク、エンボス、香り付き、マイクロ印刷、ホログラムといった当時最新鋭の特殊加工が施されています。単片は各特殊加工別にセットをバラして収納するべきか?。しかし、それではセット全体の意義がわからなくなってしまいます。公式FDCは切り刻むわけにはいきませんのでどこに収納すれば良いのでしょうか?

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 近年このように一枚の小型シート、ひとつのセットに多様な要素が盛り込まれている事例がたいへん多いのです。郵趣品と収納すべきアルバムが一対一対応の固定管理方式が使えないのです。やむなく”特殊加工の複合”というアルバムを作らざるを得ませんでした。しかし、これでは分類整理したことにならないのではないか?と思いました。ところが逆転の発想で”ならば無理に分類しなければいいじゃないか”というアイデアが閃きました。これが郵趣ダイアリーという形になり、HYPER Philatelistブログや郵趣誌で記事化することになりました。しかし、この時はまだこれが変動管理方式だという明確な認識は伴っていませんでした。

参照:郵趣ダイアリー2016のまとめ

6.アマゾンの在庫管理

2018042308 TVでアマゾンの在庫管理の様子がレポートされた時に変動管理方式について明確に意識化できました。
 同じ商品をひとつの場所に集約するのではなく、空いている棚に分散して在庫。注文があると最適条件の品をロボットがピックアップしてきます。システム全体を管理しているのはコンピュータでありAI。なので同じ商品を同じ場所に集めておく必要がありません。
 なんだ、私の郵趣ダイアリーはまったくこれと同じじゃないかと、その時に初めて気がつきました。

7.運用上のノウハウ

(1)なぜ日付なのか

 変形切手アルバムのように1,2,3,4・・・と番号を振ってもかまわないのですけれど、それは変形切手というごく限られたテーマだからです。収集品が増えてくると出し入れの際に間違いやすいです。ロケーション日付ならミスに気付きやすく、元の場所に戻すことも容易です。”人間はミスをするものだ”が前提の予防策のひとつです。

(2)実は元に戻す必要もない

 リーフ作品を作る際などに品物を取り出すわけですが、事後に元の場所に戻す必要が、実はありません。一括して新しいロケーション日付に付け替えて別のアルバムにまとめて収納しましょう。リーフのロケーション日付を手書きで書き直し、データの方もコピペで書き換えるだけで済みます。

(3)収納場所に悩む必要がない

 前述の過去記事”郵趣ダイアリー2016のまとめ”でも実際の収納例をお示ししています。さらに直近例として「瀬戸大橋30周年」の記念カードをご覧いただきます。瀬戸大橋だけでアルバム一冊できるほどの物量がありませんので郵趣ダイアリーに収納しました。後々の資料性も考慮し、新聞記事をリーフにコピペしました。
 なお、この時は届いたその日にリーフ整理しましたので「ロケーション日付=リアル日付」でしたが、忙しい時は無理する必要もありません。時間が空いた時にロケーション日付とリアル日付を併用して整理してください。

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 その他、会報、収友からの手紙、郵便局のチラシ、パンフレット、シール類、領収書、名刺などなんでも収納できます。今までは”これだけ一点持っていても仕方ないから”と手を出さなかったものもこれで解決します。無理に収集範囲を絞る必要はありません。また、そのことを覚えておく必要もありません。パソコンがデータベースとして記憶しているからです。

(4)モノが集まってから固定管理方式に移行する

 最初から一定量があると予想される場合、結果的に一定量に達した場合、その時にのみ初めて固定管理方式(=専用アルバム)に移すのが良いでしょう。なぜなら専用アルバムにすると確実に物理的に収納スペースを食うからです。また、データベースも専用アルバム名を追記し、データは消さないでおくことをお勧めします。
 ただし、これも”経験者は語る”になるのですが、百均で買ったケースファイルといえども50冊を超えるようになると、再びファイル自体を探す事態に陥ります。ここでも人間の能力を超えてしまうわけです。専用アルバムへの移行はよくよく吟味されますように。

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(5)すでにある固定管理方式のアルバムは変更しない

 そこまで手をつけてしまうと人生が何回あっても足りません。整理のための整理になっては意味がありません。

(6)次世代へコレクションを受け渡そう

 何の説明もなく品物だけが残された郵趣品の末路は悲惨です。本人にとっては価値あるものでも、往々にして第三者には理解されにくいものです。意味不明と思われて二束三文で売り飛ばされるならまだしも、下手したら廃棄処分になってしまいます。リーフ整理することと同時にデジタルデータも揃っているとスムーズに次世代に受け渡すことができます。

 おしまいに変動管理方式の要点を記しておきます。
 それはただひとつです。

 『分類・整理しない』

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March 10, 2018

e発送サービス/メルカリの実逓便

 昨年6月20日からサービス提供が始まった日本郵便さんのe発送サービス。ヤフオクは収友の助けを借りて実逓便を作りましたが、メルカリだけは利用している知人がおらず未入手でした。それが偶然にも本物の使用例が手に入りましたので記録掲載しておきます。

(1)e発送サービスの宛名ラベル(カット)
 実逓便から宛名ラベル部分を切り抜きしました。回りの黄色い部分がその封筒です。”e発送サービス”、”メルカリ”、”プライバシー配送”の表記がしっかりあるのが重要です。差出人も受取人も隠されています。

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(2)宛名紙
 (1)の上にセロテープ止めされていた実際の宛名紙です。サイズはA5判で受取人のアドレスが明記されています。これで相手に送り届けられるわけですが、差出人情報は隠されています。この宛名紙は剥がされることなくこのまま配達されました。

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(3)検索結果
 幸い検索結果がまだアクティブな時期にいただきましたのでデータを取ることができました。福井中央郵便局 2017.11.20→豊田(上郷)郵便局 2017.11.23です。制度開始年のメルカリ使用例であることが証明されました。

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 現在は切手を貼った郵便物は全郵便物の10パーセントにも満たない少数派です。切手貼りの方が例外なわけで、例外だけを収集対象にするのは実態を正しく理解しているとは言えません。スタンプレスもきっちり収集すべきです。
 とはいうものの、切手も貼ってなければ消印もないのは殺風景なのは否めません。興味のない方が多数派であろうことはやむをえないことです。収集対象の無理強いはできませんので、収集対象外の方はどうぞ私にお恵みでください。私が一手に引き受けましょう!。

 なお、配達された年月日の裏書きメモをお願いします(鉛筆書きで可)。それがないと使用時期の特定ができないので資料としての価値が大きく減じてしまいます。局名年月日が重要と言われる伝統郵趣分野なのに、スタンプレスだとその点を易々となおざりにされるのは極端に差別しすぎです。スタンプレスカバー類こそが現在を語る伝統郵趣の対象なのですから。

■参照記事
e発送サービス制度導入開始月内最初期使用例(20170702)
ローソンのe発送サービスゆうパック送票(20171102)


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February 20, 2018

郵便局で荷物一時預かりサービス「ecbo cloak」の実証試行

 羽生結弦選手のフレーム切手に衆目が集まっているさなか、さりげなく昨日プレスリリースされました。明日21日から5局で、3月1日からは26局で実証試行されます。
 ecbo cloakさんで事前予約・決済したうえで郵便局まで荷物を持ち込む仕組み。預り証のようなものを交付されるのであればそれを写真に撮り、なければ事前予約・決済のモニター画面をスクリーンショットしてセブンイレブンさんではがきプリントしてオリジナル記念カードが作れますね。当該地区にお住まいで興味のある方はぜひお試しを。さしあたって9月末までの試行ですのでご注意ください。

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December 30, 2017

アパホテル宿泊記念

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 仕事で宇都宮に行かれていた池澤克就さんからご恵送いただきました。いつもありがとうございます。ご本人の付記に”ある意味、エコー年賀の適正使用例かもしれません”とありましたが、まさにその通りですね。アパホテルの住所印を押してもらったセンスが光ります。(消印は宇都宮宿郷 29.12.27)

2017123002 当地にもアパホテルはありますし、このエコー年賀はがきの未使用も入手しています。しかし、もともとの販売地域は東京都港区、中央区、文京区だけです。リアルに出張や旅行宿泊利用をしているわけでもないのに、都心から遠く離れた山口県で同様品を作成することに意味があるのかどうか。
 郵趣記念品作成において私は”実際に行ったのかどうか”を重要視しているからです。もちろん、その点はさまざまな意見があろうかと思います。


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December 24, 2017

QRコードリーダーで読んでください

 お気楽で楽しい話題です。図版をクリックすると大きな画像が開きます。お手元のスマホやタブレットのQRコードリーダーを起動して読んでください。そこに示されたURLにアクセスすると切手図案になっている楽器の演奏を聞くことができます。
 切手の題名は「ブータンの楽器」です。連刷シートと小型シートのセットで、9月1日付で発行されたものです。ブータン最初のQRコード入り切手です。かつてレコード切手の発行で名を馳せたブータンもついにIT技術の活用に転換でしょうか?!。

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December 08, 2017

ぽすくま&サンタのラッピング車両

 9日〜25日まで渋谷の街をラッピング車両5台が走るとのこと。先着100名分しかないプレゼントは期待しませんが、写真を撮って例のセブンイレブンさんのはがきプリントでカシェプリントし、渋谷局の風景印でも押して「遭遇記念カード」ぐらいはあつらえてみたいものですね。お近くの方はぜひチャレンジを。

■プレスリリース 「郵便局サンタ47」の実施

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November 28, 2017

行政郵便物の収集と整理

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 個人情報がネックとなってなかなか集められないものですからどうしても自分自身や家族宛のものを収集・分類・整理するのが中心にならざるを得ません。母が要介護5の寝たきりなので、市役所さんからもこうした行政郵便物が頻繁に届きます。到着日を封筒に裏書きした後にA4判の厚紙をアルバムリーフにして貼り込みます。

 Macintoshユーザーなのでアプリのpagesが最初から入っています。事前に作っておいたフォーマットにちょいちょいと打ち込んで印刷そして郵便物はヒンジ止めです。極力手間をかけないよう手書きと同等程度の作業量が目安です。混み入ったフォーマットだと長続きできませんので。さらにいつものように簡略な文章で自作の郵趣データベースにインプットしてあります。
 なお、特に重要かもと思われる内容の場合のみ、リーフの裏面にカラーコピーします。安直ですが便利です。

 個人情報はしっかり守ります。私を信用していただけるなら、切手を貼ってあるなしに関わらず行政郵便物をご寄贈いただけるとたいへん幸せます。意識して残していかないと確実に失われてしまう大事な実物史料です。
 行政郵便物を郵趣分野のひとつとして収集しているのは、日本広しといえども私だけではないかと思います。ご協力をお願いいたします。


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こうして整理しています

2017112802 市村良二さんからオリーブの島郵便局の風景印付きオリジナルポストカードをお送りいただきました。いつもありがとうございます。
 こちらは一部土日休日も窓口営業をしている珍しい局で、市村さんはわざわざ今年最後の日曜営業日に合わせて訪問・押印をされたとのこと。こうした資料性の高いアイテムはきちんと整理しています。

(1)家庭用プリンターで裏面をカラーコピー。
(2)コピー用紙に重要点をメモ書き。
(3)実物をヒンジ止め。
(4)発信日もしくは着信日を記入。
(5)自作の郵趣データベースに概要をインプット。

 最後に左辺にパンチ穴を開けてアルバムにファイルします。用紙はA4判で250g/㎡くらいの厚い紙を使います。それでも立てて保存しているうちに自重でたわんでくるので実物(3)はなるべく下の方に止めるようにしています。
 そして繰り返しお話ししているようにデータベース構築ソフトで概要をインプット(5)しておくというのが私の整理方法の肝です。日付(4)順にファイルしているので、のちのちデータベースを検索すれば品物がどこにあるのか一発でわかります。また、類似語で検索すると同類アイテムの有無と収納場所もクリック一発でわかります。

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 なお、ワードやエクセルしかない方は(6)の方法で検索可能なファイルを作れないかお試しください。文書を印刷する時に現れるポップアップウィンドウ、その「プリント」をクリックすればプリンターで紙に印刷できます。しかし同じウィンドウに「PDF」も標準で付いていませんか?。これをクリックするとPDFファイルが生成されます。PDFデータに変換すれば全文検索ができます。
 郵趣イベントにお出かけのつど、こうしてPDF化したファイルをタブレットに入れておくと買い物の際に照合できます。未入手品がわかりますし同じ品を二重買いすることも防げます。テキストデータだけなら容量も軽いですよ。

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 ただ持っているだけではコレクションとは言いません。アルバムリーフに整理してさえおけばあなたの身に万一のことがあった時でも、内容が理解されないまま安易に捨てられてしまう危険性を最大限に防ぐことができます。

※高解像度図版の記事はFacebookページを参照ください。


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November 02, 2017

ローソンのe発送サービスゆうパック送票

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 まず今年から始まったe発送サービスの概要から。専用機ゆうぷりタッチが設置された郵便局約1,000局をはじめ、ローソン12,300店、ミニストップ2,200店(201704現在)の体制でスタートしました。

(1)0620:e発送サービス開始
(2)0628:ローソンのe発送サービスがシステム不具合で中止
(3)1023:取扱郵便局を2万局に拡大
(4)1031:ローソンのe発送サービスが復旧

 上図は(4)の復旧初日に谷之口勇さんにお願いして鹿児島県のローソンから発送してもらったものです。送票の左上にLoppiのロゴが入っているのが特徴です。透明袋に送票を差し込む仕様で、輸送中に抜け落ちたりしないのかな?と若干心配な気もしますが、綺麗な姿で取り出せるのでコレクションする側にとってはありがたいです。送票だけでは使用年月日がわかりませんので検索結果(追跡記録)もプリントアウトしてセットで残しています。(←収集上の重要ポイント)
 なお、復旧に際してのローソンさんの報道発表文を読みますと、システムダウンの原因は日本郵便側にあったと婉曲に記されていたのも印象的でした。サービス開始後わずか一週間でダウンし、復旧までに4ヶ月も要したというのは想像以上に深刻だったのでしょう。
 下図は郵便局のゆうぷりタッチを使ったもので、制度開始月内の6月30日、やはり谷之口勇さんにお願いして鹿児島南郵便局から差し出してもらったものです。こちらは郵便物にぺたっと貼り付けて使うシール式送票です。こんなに外観が違うのも面白いですね。

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 現時点では中国地方には1店舗もないミニストップ店の送票も入手したいです。ヤフオクに出品利用されていらっしゃる方、新規出品時にe発送サービス利用の手続きをされると発送時に同サービスを利用できます。ただし、出品後では利用できないようなのでご注意を。

[追記]
 一日遅れでゆうパケットも届きました。送票のフォーマットは同じで種別だけが異なります。ゆうパックと混同しないよう、表示が黒地に白抜き文字と目立つ工夫がなされているあたりも好感が持てます。
 ところが送票の下にもう一枚挟まってました。《郵便局ご担当者様へ》と題してあるし右下には(一年保存)とも記されています。郵便局さんの抜き忘れですね。検索結果(追跡記録)によると大隅垂水郵便局さんのようです。受付したローソン垂水新城店のストアスタンプもありますしこれはラッキーでした!。よく見たら店長さんのお名前も漢字こそ違えど私と同じスギヤマさん(笑)。我ながらツイてますね。郵趣の神さま、いつもありがとうございます!。

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August 04, 2017

安芸灘とびしま海道×Ingress(2)

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 去る4月29日〜5月7日に開催された表題のイベントから2ヶ月余、7月22日にも開催され大盛況だったそうです。今回もスタッフの一員として参加された湯野郵便局(山口県周南市)の山本仁局長さんから各種ご恵送いただきました。いつもありがとうございます。
 催事当日は土曜日であり、なおかつスタッフの一員でもあられたことから記念押印等はできなかったとのこと。催事後の26日付で各種お送りいただきましたが、いやもうこれで十分です。
 これに郵便局も参加協力していることはすでにお知らせした通りです。近いうちに次のイベントが開催されることでしょう。興味のある方はぜひご参加ください。

参照:安芸灘とびしま海道×Ingress

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左)専用封筒に呉氏フレーム切手貼りに御手洗局風景印。
右)イベントロゴ入りかもめ〜るに御手洗局風景印。
下)イベント団扇に呉氏フレーム切手貼りに御手洗局風景印。

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