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November 28, 2017

こうして整理しています

2017112802 市村良二さんからオリーブの島郵便局の風景印付きオリジナルポストカードをお送りいただきました。いつもありがとうございます。
 こちらは一部土日休日も窓口営業をしている珍しい局で、市村さんはわざわざ今年最後の日曜営業日に合わせて訪問・押印をされたとのこと。こうした資料性の高いアイテムはきちんと整理しています。

(1)家庭用プリンターで裏面をカラーコピー。
(2)コピー用紙に重要点をメモ書き。
(3)実物をヒンジ止め。
(4)発信日もしくは着信日を記入。
(5)自作の郵趣データベースに概要をインプット。

 最後に左辺にパンチ穴を開けてアルバムにファイルします。用紙はA4判で250g/㎡くらいの厚い紙を使います。それでも立てて保存しているうちに自重でたわんでくるので実物(3)はなるべく下の方に止めるようにしています。
 そして繰り返しお話ししているようにデータベース構築ソフトで概要をインプット(5)しておくというのが私の整理方法の肝です。日付(4)順にファイルしているので、のちのちデータベースを検索すれば品物がどこにあるのか一発でわかります。また、類似語で検索すると同類アイテムの有無と収納場所もクリック一発でわかります。

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 なお、ワードやエクセルしかない方は(6)の方法で検索可能なファイルを作れないかお試しください。文書を印刷する時に現れるポップアップウィンドウ、その「プリント」をクリックすればプリンターで紙に印刷できます。しかし同じウィンドウに「PDF」も標準で付いていませんか?。これをクリックするとPDFファイルが生成されます。PDFデータに変換すれば全文検索ができます。
 郵趣イベントにお出かけのつど、こうしてPDF化したファイルをタブレットに入れておくと買い物の際に照合できます。未入手品がわかりますし同じ品を二重買いすることも防げます。テキストデータだけなら容量も軽いですよ。

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 ただ持っているだけではコレクションとは言いません。アルバムリーフに整理してさえおけばあなたの身に万一のことがあった時でも、内容が理解されないまま安易に捨てられてしまう危険性を最大限に防ぐことができます。

※高解像度図版の記事はFacebookページを参照ください。


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